Seit 1371 leistet das Stadtarchiv Heilbronn einen bedeutsamen und relevanten Beitrag für das Gedächtnis der Region. Es kümmert sich um die Stadtgeschichtsforschung und dient als Ausstellungsort und Dokumentationszentrum. Es verwahrt Fotos und Zeitungen, Urkunden, Akten, Karten und Pläne sowie Literatur zu historischen und lokalen Themen. Alle geschichtsinteressierten Bürger*innen können das Archiv und seine Einrichtungen, sowie sämtliches Material aus allen zugänglichen Sammlungen nutzen. Somit fördert das Stadtarchiv Heilbronn das historische Bewusstsein und macht den geschichtlichen Schatz der Stadt zugänglich und erlebbar

Das Archiv- und Sammlungsgut unterschiedlichster Art und Herkunft wird von den Mitarbeiter*innen gesichtet, bewertet und in die Bestände eingearbeitet. Darunter befinden sich etwa eine Million Fotos, das älteste von 1842, und jedes Jahr wächst dieser Bestand im vierstelligen Bereich weiter. Bisher konnten allerdings nur ungefähr 50.000 Fotos beschrieben und in der Datenbank erfasst werden. Die zu digitalisierenden Datenmengen sind groß und zeitliche Ressourcen sind knapp. Hinzu kommt, dass das Spezialwissen für die Verschlagwortung dieser Fotos eng an die Archivar*innen geknüpft ist und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen komplex und zeitaufwendig ist.